Training Coordinator (Arabic speakeing only) Job at Peoplique, Washington DC

dWtqcFJWNURZOWJtcDE5NGZTRDQ2eFBRR3c9PQ==
  • Peoplique
  • Washington DC

Job Description

English Below

المهام والمسؤوليات

  1. التواجد في القاعة أثناء انعقاد البرامج التدريبية المختلفة للتأكد من سيرها بشكل سلس من الناحية العلمية والإدارية واللوجستية، وحل أي مشكلات يمكن أن تحصل خلال العملية التدريبية.
  2. التواصل والتنسيق مع جميع الجهات التي لها علاقة بالعملية التدريبية لضمان انعقاد البرامج التدريبية بالطريقة المثلى، وتشمل: -المدربون: التأكيد معهم على المواعيد والأماكن، والترتيبات اللوجستية من أجهزة عرض وقرطاسية، ومتابعة التزامهم وكفاءتهم خلال التدريب، وتسليم مستحقاتهم المالية مع ايصالات الدفع المطلوبة، وغيرها. -المسؤولون على القاعات التدريبية: التأكيد على المواعيد، والترتيبات اللوجستية والأدوات السمعية والبصرية، والقرطاسية، والطعام والشراب، وعمليات الدفع، وغيرها. -المتدربون: التأكيد معهم على مكان وموعد انعقاد البرنامج، وطريقة الوصول للقاعة، وأوقات الاستراحات، واستلام الدفع النقدي ان وجد، وتحرير ايصالات قبض، ومتابعة إتمام الدفع الالكتروني ان وجد، وتسليم الشهادات، وغيرها. -الموردون: التواصل والتنسيق بخصوص مجالات التعاون، واستلام وتسليم المشتريات والمطبوعات والمواد والأدوات، وجلب العينات، ومتابعة سداد الفواتير، وغيرها. -الشركات والمؤسسات: التواصل والتنسيق بخصوص أعداد وأسماء المتدربين، وأماكن وأقات انعقاد البرامج، وإصدار فواتير ان تطلب الأمر، ومتابعة إتمام عمليات الدفع، وغيرها.
  3. التواصل المستمر مع المدربين والمتدربين بشكل خطي وشفهي لضمان الإجابة عن استفساراتهم والتأكد من تعبئتهم للنماذج التدريبية طوال فترة التدريب، وتدوين ونقل أي ملاحظات للمدير التنفيذي لتحسين العملية التدريبية.
  4. رفع بيانات وسجلات البرامج التدريبية والمدربين والمتدربين على النظام المعمول به على الانترنت وتحديثه بشكل مستمر.
  5. توثيق كل برنامج تدريبي بالصور والفيديو مع مراعاة سياسات الخصوصية للمتدربين والمدربين وموظفي المركز.
  6. التأكد من أن عمليات التصميم والطباعة لكل برنامج تدريبي تسير وفقا للجودة المطلوبة والوقت المناسب، بما فيها المواد والحقائب التدريبية، والنماذج اليومية والأسبوعية المستخدمة، والشهادات التدريبية.

Duties and responsibilities

  1. Oversee all aspects of training programs, ensuring seamless operations from scientific, administrative, and logistical perspectives. Proactively resolve any issues that may arise during training sessions .
  2. Liaise and coordinate with various stakeholders involved in the training process, including : -Trainers: Confirm scheduling, logistical arrangements, and ensure adherence to quality standards. Facilitate financial transactions promptly . -Venue /Event Managers: Coordinate appointments, logistics, and payments to ensure a conducive training environment . -Trainees: Provide clear communication on program details, logistics, and payment procedures. Administer certificates upon completion . -Suppliers: Coordinate collaborations, manage deliveries, and ensure timely payments . -Partner Companies and Institutions: Coordinate participant details, invoicing, and payment processes .
  3. Maintain ongoing communication with trainers and trainees, addressing inquiries promptly and ensuring completion of required documentation. Collate feedback for process improvement .
  4. Manage the uploading and continuous updating of training program data and participant records on the relevant online platforms .
  5. Document training sessions through photography and videography, adhering to privacy regulations .
  6. Oversee the design and printing of training materials, ensuring quality and timely delivery .

Requirements

English Below

متطلبات شغل الوظيفة

  • الكتابة والتحدث بالعربية والانجليزية.
  • خبرة سابقة لثلاث سنوات، ويفضل في التدريب أو إدارة الفعاليات .
  • مهارات اتصال كتابية وشفوية بشكل ممتاز .
  • مهارات تنظيمية وقدرة عالية على إدارة الوقت لأداء مهام متعددة في وقت واحد، وتحديد الأولويات بشكل فعال، والوفاء بالمواعيد النهائية .
  • الحرص على الدقة في الجدولة والتوثيق .
  • القدرة على توقع التحديات المحتملة ومعالجتها أثناء البرامج التدريبية، بالإضافة إلى استكشاف المشكلات وإصلاحها عند ظهورها .
  • القدرة على العمل بشكل جماعي مع فريق المركز الداخلي والمتدربين والشركاء الخارجيين والموردين ومزودي الخدمات المختلفين .
  • إجادة العمل على الكمبيوتر ومنصات الإنترنت والأدوات الرقمية لإدارة البيانات وتحديث مواقع الويب وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي .
  • اهتمام ملحوظ وخبرة في خدمة العملاء ورضا المتدربين المشاركين.
  • Ability to write and speak in Arabic and English.
  • Previous coordination experience required, ideally in training or events.
  • Excellent written and verbal communication skills are essential.
  • Strong organizational and time management skills are necessary to manage multiple tasks simultaneously, prioritize effectively, and meet deadlines.
  • Keen eye for accuracy in scheduling and documentation.
  • Ability to anticipate and address potential challenges during training programs, as well as to troubleshoot issues as they arise.
  • The capacity to work collaboratively with internal teams, external partners, and vendors is crucial .
  • Proficiency in online platforms and digital tools for data management, website updating, and social media management .
  • A strong focus on customer service and participant satisfaction.

Job Tags

Temporary work, Traineeship,

Similar Jobs

United Counseling Services

Direct Support Professional - Employment Job at United Counseling Services

 ...Position Title: Direct Support Professional - Employment Job Location: Bennington, VT Education Level High School Salary Range: $17.75 - $17.75 Hourly Job Shift: Day Job Category: Non-Credentialed Position Description... 

RWS Global

Lighting Designer Job at RWS Global

 ...dedication and devotion of a hard-working team. We have experienced continued growth embracing our mission, Raise Your Experience. Lighting Designer Location: Branson, Missouri Dates: Starting early November through early January RWS Global is currently seeking... 

SilverCrest

Chef Job at SilverCrest

 ...you can tell you care. ~ A place where work life balance is encouraged. ~ We provide...  .... Schedule Varies: Both weekdays and weekends required 11:00am-7:30pm. What you will...  ...Plans Nice Healthcare (virtual and in-home visits) Short & Long-term Disability... 

Iron Mountain, Inc

Art Handler - Warehouse, Crozier Job at Iron Mountain, Inc

 ...Assist other Crozier Departments and Warehouses as needed QUALIFICATIONS: ~1 year of Art/Artifact Handling in Warehouse, Gallery, Museum or Commercial Art Company experience or Associates Degree in Art, Art History, Museum Studies or related field ~ Minimum: High... 

BayMark Health Services

Substance Abuse Counselor Job at BayMark Health Services

: Substance abuse counselor will be in charge with assisting patients through medically assisting treatments and offering techniques for handling opioid addiction. Counselor conducts individual sessions and group sessions to assist with crisis management and coping strategies...